Las auditorias son importantes para el crecimiento de las organizaciones empresariales, ya que mantienen el negocio en constante evaluación y permiten innovar a tiempo con nuevas estrategias y correcciones preventivas ante los errores.
En vista a esto, se consideran 4 etapas o fases que se deben ejecutar para ejecutar una auditoria con resultados satisfactorios:
- Fase de Planificación: consiste en la elaboración de un plan para definir el alcance de la ejecución de la auditoria. Se puede expresar en una línea de tiempo, con procesos, los departamentos que serán auditados, Etc. Y a su vez, todos los documentos que se requieren auditar o en los que se basará la auditoria.
- Fase de Preparación: en esta etapa los auditores deben internalizar la documentación para prepararse sobre los procesos que van a realizar. Se suele aplicar un checklist de puntos pendientes para no olvidar ningún detalle y añadir observaciones.
- Fase de ejecución: en esta fase se determina cual o cuales departamentos de la organización están bajo los estándares y procedimientos establecidos. Para lograrlo, el auditor realiza entrevistas a las personas relacionadas y registra las observaciones, los detalles y las inconformidades en los procesos y/o procedimientos estandarizados.
- Fase de Finalización y Follow-Up: esta es la última fase y se basa en definir las problemáticas en las diferentes áreas auditadas. De aquí se compone un "Informe de Resultados de Auditoria", en el cual se expresan todos los resultados objetivamente y las acciones de mejora que deben aplicarse.
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